Consultant – cu sau fără?

Fără consultant?

Există şi astfel de situaţii. Am auzit de cazuri concrete, când o firmă s-a decis să se pregătească pentru auditul de certificare fără a apela la ajutorul unui consultant. Am auzit şi cazuri care s-au soldat cu succes.

Condiţia reuşitei este să existe măcar o persoană în cadrul firmei, care să-şi consacre timpul (cca. 1 an) studiului, documentării, eventual să participe la câteva cursuri de pregătire, după care să se ocupe de acest proiect, opt ore pe zi.

Nu este nicidecum imposibil.

Cum nu este imposibil să efectuăm personal anumite lucrări de instalaţii, sau să ne reparăm automobilul, să ne zugrăvim casa, etc. Întrebarea este, cât de preţios ne este timpul.

Fără consultant – avantaje

1. În timpul procesului de implementare a sistemului, propriul dvs. angajat va deveni specialist în acest domeniu.
   Mai târziu – când sistemul funcţionează deja -veţi putea beneficia de cunoştinţele acestui angajat. Nu veţi fi nevoit să apelaţi la un consultant de specialitate extern.
2. Veţi avea un sistem de management propriu, complet individualizat. Sistemul nu va conţine metode inutile, rigide (şabloane), impuse de către consultanţi.
3. Veţi economisi aceea sumă de cca. 2000-3000 EUR, ce constituie onorariul unui consultant.
   

Fără consultant - dezavantaje

1. Trebuie să renunţaţi la serviciile unui angajat, timp de cca. 1 an, această persoană dedicându-şi timpul de lucru în exclusivitate acestei sarcini. Nu vă faceţi speranţe, că în această perioadă, angajatul respectiv va mai avea timp şi de altceva.
   Dacă nu asta va constitui sarcina sa principală, nu se va putea ocupa de caz eficient, pentru că o va trata, doar ca pe o sarcină auxiliară.
   În acest caz, este posibil ca implementarea sistemului să dureze chiar şi 2-3 ani. Adică se va întinde pe o perioadă atât de lungă, încât toţi de la firmă se vor sătura până peste cap de acest proces.
   Am văzut şi astfel de cazuri. După 2 ani de încercări şi experimente, firma a apelat la ajutorul unui consultant de specialitate.
2. Riscul eşecului este mai mare.
   Dacă nu trataţi lucrurile cu seriozitate maximă, nu creaţi condiţiile necesare: materiale, resurse umane, etc. cu siguranţă veţi eşua.
   Presupunând, că aţi desemnat persoana potrivită pentru această sarcină, dar această persoană nu se va bucura de sprijinul necesar, tot ce veţi realiza este să educaţi un specialist bun în domeniul calităţii, şi dacă nu va obţine satisfacţia cuvenită, vă va părăsi şi îşi va găsi alt loc de muncă.
   Va deveni manager al sistemului de calitate la o altă firmă, în cel mai bun caz consultant sau auditor.
   De unde ştiu toate acestea?
   Pentru că majoritatea consultanţilor, auditorilor fac parte din această categorie.

Cu ajutorul consultantului

Avantaje

1. Vă menajaţi în cea mai mare măsură propriile resurse umane de „munca suplimentară” pe care o presupune implementarea sistemului.
   Asta nu înseamnă că în totalitate, dar cu siguranţă nu va fi o povară atât de mare, ca şi când firma ar efectua implementarea singură,fără nici un fel de ajutor profesional.
2. Implementarea sistemului, certificarea firmei în cel mai scurt timp posibil
   
3. Risc redus la auditul de certificare

Dezavantaje

1. Trebuie să achitaţi onorariul consultantului (aceea sumă de 2.000-3.000 Euro)
2. Dacă aţi făcut o alegere greşită...
   Dacă v-aţi ales greşit consultantul ...: veţi plăti onorariul acestuia şi în schimb veţi primi ... documentaţie, şi nu un sistem utilizabil.

În general, şi aceste firme trec cu succes examenul (auditul de certificare), dar mai târziu îşi vor da seama că sistemul pe care l-au primit este doar un sistem şablon, şi dacă şi-ar dori ceva întradevăr util, atunci vor trebui să revizuiască acest sistem şi să-l adapteze la propria lor afacere.

Cum să ne alegem consultantul?

Convingeţi-vă că acest consultant este bun din punct de vedere profesional.

Cum să vă convingeţi?

De exemplu, solicitând recomandări de la firme, la care acest consultant a lucrat deja. Puteţi solicita recomandări şi de la organismele de certificare.

Puteţi de asemenea să treceţi în revistă firmele care au fost certificate şi la care consultantul respectiv şi-a desfăşurat activitatea. Nu este indiferent nici credibilitatea, seriozitatea companiei care a certificat sistemele pregătite de consultant.

Încă un lucru, care este poate la fel de important ca şi experienţa profesională, autenticitatea: încercaţi să vă cunoaşteţi consultantul.

Este important, să îl consideraţi potrivit, cu care credeţică puteţi colabora eficient. Gândiţi-vă că timp de câteva luni veţi lucra împreună la un proiect, al cărui scop este tocmai dezvoltarea propriei dvs. firme. Vi-l imaginaţi ca pe o persoană cu care vă înţelegeţi bine în tot acest timp?

Există şi o a treia posibilitate?

După părerea mea, întotdeauna există mai multe opţiuni. Acest mod de a privi lucrurile a devenit într-o oarecare măsură şi filosofia mea de viaţă şi pot spune că acest tip de gândire m-a ajutat deja în nenumărate situaţii.

În cazul nostru, cea de a treia soluţie îmbină avantajele metodelor precedente ("fără consultant" şi "cu ajutorul consultantului"), şi vă propun să-o numim metoda "educaţiei la distanţă". Metoda educaţiei la distanţă înseamnă să aveţi propriul dvs. consultant dar totuşi să lucraţi singur.

Şi în acest caz este nevoie de o persoană din cadrul firmei, dispusă să se ocupe mai serios de implementarea sistemului de management al calităţii (MIR) (această persoană puteţi fi şi dvs., conducătorul firmei), dar aţi prefera ca această persoană să nu-şi dedice chiar tot timpul acestui caz.

Această persoană va avea nevoie de îndrumare, de cineva care să o ia de mână şi să o îndrume de-a lungul întregii perioade de desfăşurare a proiectului, să îi arate mereu pasul următor şi să îi pună la dispoziţie mijloacele necesare.

Şi în acest caz există un consultant, dar nu în sensul tradiţional al cuvântului, ci o persoană care utilizează mijloace moderne de comunicare -în special metoda de e-învăţare (e-learning): material didactic sub formă electronică – oferind consultanţă prin e-mail, skype, şi mai puţin lafaţa locului.

Avantaje

• Este mai ieftin, decât consultanţa tradiţională
• Ritmul de desfăşurare este stabilit de dvs.
• Program flexibil de consultanţă: dimineaţa, la prânz, seara, noaptea, în week-end. Nu trebuie să plătiţi suprataxe pentru ca consultantul dvs. să vă stea oricând la dispoziţie.
• Sistemul dvs. va fi în cea mai mare măsură individualizat, beneficiind de avantajul faptului că firma îşi elaborează propriul său sistem, chiar dacă utilizează asistenţă profesională, dar cu siguranţă nu va primi nişte soluţii şablon. „Nu veţi primi peşte, ci veţi fi învăţaţi să pescuiţi singur”.

Dezavantaje

• Este nevoie şi de efortul dvs.

Trebuie să puneţi umărul la muncă şi încă destul de serios.

Ca să vă faceţi o idee: este ca şi când ar trebui să asamblaţi un produs singur, urmărind instrucţiunile unui bun manual de asamblare. (modele de avioane, vapoare, etc.). Într-un cuvânt, este nevoie de contribuţia dvs. Este o activitate de tip "fă-o singur".

Cu toate acestea, metoda prezentată este mai avantajoasă în comparaţie cu sistemul implementat în exclusivitate prin forţe proprii, deoarece există totuşi un principiu călăuzitor, o îndrumare profesională.

Dacă aţi făcut o alegere proastă...
Dacă vă alegeţi greşit consultantul, materialul didactic: veţi plăti preţul şi în schimb veţi primi.... documentaţie, şi nu un sistem utilizabil.

De această problemă ne-am lovit parcăşi la metoda tradiţională de consultanţă. M-am gândit mult, cum aş putea minimaliza acest risc pentru Dvs.

Soluţia pare a fi metoda, cu care încet-încet începeţi să vă familiarizaţi. Adică, să vă pun la dispoziţie total gratuit şi fără costuri nişte studii, sub forma acestor scrisori de informare (newsletter), şi pe care le trimit periodic la adresa dvs. de e-mail.

Aceste studii, reprezintă esenţa unei experienţe profesionale de 10-15 ani şi îşi au propria lor valoare intrinsecă. Cu alte cuvinte, aceste studii conţin deja cunoştinţe practice, concrete, referitoare la implementarea sistemelor de management al calităţii.

Nu este deloc exclus, ca un manager SMC (Sistem de Management al Calitatii), mai ager la minte, să colecţioneze aceste studii (şi cu un plus de spirit autodidactic) să fie capabil să implementeze un sistem de management al calităţii la firma la care lucrează.

Aceste studii au un scop dublu: pe de o parte, vă pregătesc pentru implementarea sistemului de management al calităţii (sau îmbunătăţirea acestuia), prin faptul că veţi dobândi cunoştinţele de bază, iar pe de altă parte, vă veţi convinge de pregătirea mea profesională, şi mă veţi cunoaşte mai bine.

În concluzie:

Mesajul final este că, dacă Dvs. vă apucaţi acum de perfecţionarea managementul propriu, veţi descoperi în linii mari aceleaşi reguli, ca şi firmele multinaţionale mai sus menţionate, şi pe care standardul ISO 9001-le conţine deja într-o formă gata-elaborată.

Dacă din toate acestea, tot ce am reuşit să obţin este că:

• acceptaţi faptul că nu merită să experimentaţi ceva, ce a fost deja experimentat de alţii
  
• v-am stârnit curiozitatea, şi veţi încerca să aflaţi mai multe despre familia de standarde ISO 9000

… atunci putem considera – şi eu şi dvs. - că această lectură a meritat într-adevăr timpul şi efortul.

Ferencz Zoltán
Consultant în managementul calităţii, auditor
www.tipomanagement.ro

IMPORTANT!

V-a plăcut articolul prezentat?

Dacă răspunsul este DA şi vreţi să mai cunoaşteţi şi alte soluţii de management aplicabile în tipografia Dvs., nu aveţi altceva de făcut decât să vizitaţi site-ul www.tipomanagement.ro şi să vă înscrieţi la newsletter-ul gratuit cu titlul: "Învaţă din greşelile altora...".

{mos_fb_discuss:16}